Đây là bước nền tảng quyết định việc bạn có thể nói được gì và thể hiện ra sao.

Cách chuẩn bị hiệu quả:

• Tìm hiểu trước nội dung họp: Xem trước agenda nếu có, tìm hiểu mục tiêu chính.

• Ghi chú ý tưởng hoặc câu hỏi: Viết sẵn các đề xuất, thắc mắc, hoặc ví dụ để dễ triển khai.

• Xác định mục tiêu cá nhân: Bạn muốn đề xuất điều gì? Muốn tạo ấn tượng gì?

📝 Ví dụ thực tế: Nếu cuộc họp bàn về cải tiến quy trình làm việc, bạn có thể chuẩn bị trước một đề xuất như: "Tăng cường sử dụng Notion để giảm thời gian báo cáo tuần."

Đây là bước giúp bạn không bị “lạc đề” khi phản hồi.

Tips lắng nghe hiệu quả:

• Ghi chú nhanh các điểm quan trọng.

• Giao tiếp bằng ánh mắt và cử chỉ gật đầu để thể hiện sự chú ý.

• Tóm tắt lại ý người khác trước khi phản hồi: “Tôi hiểu là anh A đang nói rằng...”

Kỹ năng này giúp bạn nổi bật mà không làm gián đoạn người khác.

Cách nói chuyện trong cuộc họp nên bắt đầu bằng:

• “Tôi xin phép bổ sung một góc nhìn…”

• “Theo tôi, nếu xét từ góc độ khách hàng thì…”

Lưu ý:

• Tránh nói vòng vo.

• Dùng câu ngắn, từ đơn giản, đi thẳng vào trọng tâm.

Trong cuộc họp thường có nhiều quan điểm khác nhau.

Cách ứng xử khéo léo:

• Giữ bình tĩnh khi bị phản đối.

• Đưa ra số liệu, ví dụ cụ thể để làm rõ quan điểm.

• Nếu cần rút lại ý kiến, hãy thêm giá trị: “Tôi đồng ý với chị B, tuy nhiên mình có thể thử thêm phương án...”

📊 Ví dụ: "Theo khảo sát nội bộ 2024, 65% nhân viên muốn họp nhanh hơn 30%. Vì vậy, tôi đề xuất dùng template họp cố định để tiết kiệm thời gian."

Cách bạn tương tác cũng phản ánh kỹ năng mềm của bạn.

• Khuyến khích người ít nói lên tiếng: “Anh H. chắc có góc nhìn về quy trình này?”

• Đồng tình có chọn lọc: “Tôi đồng ý với ý A, đặc biệt là đoạn về tự động hóa…”

Một phần không thể thiếu trong “lời mở đầu trong cuộc họp”.

• Ngồi thẳng, nhìn vào người đối diện khi nói.

• Không đảo mắt, không nhìn điện thoại.

• Không gãi đầu, khoanh tay, hoặc thể hiện sự lo lắng.

Bạn cần thể hiện kỹ năng lãnh đạo trong cuộc họp.

• Quản lý thời gian phát biểu của từng người.

• Giữ không khí tích cực nhưng đi đúng trọng tâm.

• Tóm tắt ý kiến thành viên để tạo sự đồng thuận.

Tự phản hồi sẽ giúp bạn cải thiện qua từng cuộc họp.

Gợi ý để tự đánh giá:

• Tôi đã truyền tải ý đúng và rõ chưa?

• Có ai ngắt lời tôi? Vì sao?

• Lần sau tôi nên cải thiện phần nào?

Để “sống sót” và ghi điểm trong các buổi họp đông người, bạn cần sự chuẩn bị, kỹ năng giao tiếp, và thái độ cầu tiến. Đừng chỉ ngồi im — hãy dùng chính cuộc họp để thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh thần đóng góp của bạn.

💡 Gợi ý đọc thêm: Những điểm cần cải thiện trong công việc